Chính sách bảo mật

Chính sách bảo mật này giải thích cách Công ty TNHH CTA Solution (“CTA Solution”, “chúng tôi”) thu thập, sử dụng, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân khi Bạn truy cập ctas.vn hoặc sử dụng các sản phẩm CTAS, bao gồm ứng dụng CTAS Work, website work.ctas.vn, account.ctas.vn và business.ctas.vn (gọi chung là “Dịch vụ”).

Chính sách được xây dựng theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân và các quy định liên quan của pháp luật Việt Nam.

1. Vai trò của chúng tôi

• Với dữ liệu tài khoản CTAS, dữ liệu trên website ctas.vn và dữ liệu thanh toán, CTA Solution là bên kiểm soát dữ liệu.
• Với dữ liệu nhân sự mà một tổ chức (doanh nghiệp, cửa hàng) đưa vào CTAS Work để quản lý người lao động của mình — chấm công, lịch làm, lương, hồ sơ — tổ chức đó là bên kiểm soát, CTA Solution là bên xử lý dữ liệu theo Thoả thuận xử lý dữ liệu. Nếu Bạn là nhân viên của một tổ chức, câu hỏi về dữ liệu nhân sự của Bạn nên gửi trước tiên cho tổ chức đó.

2. Dữ liệu chúng tôi thu thập

2.1. Dữ liệu Bạn cung cấp

• Tài khoản: họ tên, email, số điện thoại, mật khẩu (lưu dưới dạng băm), ảnh đại diện, ngôn ngữ.
• Hồ sơ trong tổ chức (do Bạn hoặc tổ chức nhập): phòng ban, chức vụ, vai trò, ngày vào làm, hợp đồng lao động, mức lương và các khoản phụ cấp, thông tin bảo hiểm, thuế, số giấy tờ định danh (được mã hoá khi lưu).
• Đơn từ và nội dung: đơn nghỉ phép, điều chỉnh ca, tạm ứng kèm lý do; biểu mẫu, checklist và ảnh minh chứng trong quy trình.
• Liên hệ: thông tin Bạn gửi qua biểu mẫu liên hệ, email, điện thoại hoặc Zalo.

2.2. Dữ liệu phát sinh khi Bạn sử dụng Dịch vụ

• Chấm công: thời điểm vào/ra ca; toạ độ vị trí tại đúng thời điểm chấm công; tên và định danh mạng Wi-Fi đang kết nối khi tổ chức bật xác thực Wi-Fi. Ứng dụng không theo dõi vị trí trong nền hay ngoài lúc chấm công.
• Thiết bị và kỹ thuật: loại thiết bị, hệ điều hành, phiên bản ứng dụng, mã thiết bị phục vụ đăng nhập và giới hạn thiết bị, mã nhận thông báo đẩy, địa chỉ IP, nhật ký đăng nhập và nhật ký lỗi.
• Số liệu sử dụng ứng dụng: ứng dụng CTAS Work gửi cho chúng tôi màn hình Bạn mở, các thao tác chính (ví dụ chấm công, mua gói), phiên bản ứng dụng, dòng máy và hệ điều hành — gắn với tài khoản của Bạn, chỉ để cải thiện sản phẩm; không gồm nội dung Bạn nhập, số tiền hay vị trí, không dùng cho quảng cáo hay theo dõi trên ứng dụng khác. Ứng dụng cũng gửi báo cáo lỗi và hiệu năng (crash, treo) không gắn với tài khoản. Bạn có thể tắt việc gửi các dữ liệu này trong ứng dụng tại Tài khoản › Quyền riêng tư › Chia sẻ dữ liệu sử dụng.
• Website ctas.vn: cookie và công nghệ tương tự theo Chính sách cookie — cookie phân tích và quảng cáo chỉ được dùng khi Bạn đồng ý.

2.3. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Dữ liệu vị trí xác định qua dịch vụ định vị là dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Chúng tôi chỉ xử lý vị trí khi Bạn chủ động chấm công, sau khi Bạn cấp quyền vị trí trên thiết bị, và chỉ để xác nhận Bạn đang ở nơi làm việc. Bạn có thể thu hồi quyền này trong cài đặt thiết bị; khi đó tính năng chấm công theo vị trí sẽ không hoạt động. Chúng tôi không yêu cầu dữ liệu về sức khoẻ, tôn giáo, quan điểm chính trị hay dữ liệu sinh trắc học — đăng nhập Face ID, vân tay do hệ điều hành thực hiện, chúng tôi không nhận dữ liệu sinh trắc học của Bạn.

3. Mục đích xử lý

• Tạo, xác thực và bảo vệ tài khoản; cung cấp tính năng chấm công, xếp ca, đơn từ, nghỉ phép, tính lương, quy trình, báo cáo.
• Gửi thông báo vận hành: đơn chờ duyệt, phiếu lương, nhắc việc, thay đổi chính sách, bảo trì.
• Xử lý thanh toán, xuất hoá đơn và chống gian lận.
• Hỗ trợ khách hàng, xử lý yêu cầu và khiếu nại.
• Bảo đảm an ninh hệ thống, phát hiện và ngăn chặn truy cập trái phép, lạm dụng.
• Phân tích tổng hợp để cải thiện sản phẩm (không xác định danh tính khi có thể).
• Gửi thông tin sản phẩm, ưu đãi — chỉ khi Bạn đồng ý, và Bạn có thể từ chối bất cứ lúc nào.
• Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý và yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

4. Cơ sở xử lý

Chúng tôi xử lý dữ liệu dựa trên: sự đồng ý của Bạn; việc thực hiện hợp đồng cung cấp Dịch vụ; nghĩa vụ theo quy định của pháp luật; hoặc các trường hợp khác pháp luật cho phép xử lý không cần sự đồng ý. Với dữ liệu nhân sự trong CTAS Work, tổ chức sử dụng lao động chịu trách nhiệm xác định cơ sở xử lý đối với người lao động của mình.

5. Chia sẻ dữ liệu

CTA Solution không bán dữ liệu cá nhân. Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu trong các trường hợp:

• Trong tổ chức của Bạn: quản trị viên, quản lý, trưởng nhóm thấy dữ liệu của Bạn theo đúng phân quyền và phạm vi phòng ban do tổ chức thiết lập.
• Nhà cung cấp dịch vụ xử lý thay mặt chúng tôi theo hợp đồng và chỉ trong phạm vi cần thiết: hạ tầng máy chủ và cơ sở dữ liệu đám mây (ví dụ MongoDB Atlas, Laravel Cloud), lưu trữ và phân phối tệp (ví dụ Amazon Web Services, Bunny), gửi email, thông báo đẩy (Apple, Google), xác thực qua Zalo, tìm kiếm địa chỉ bản đồ.
• Thanh toán: Apple (App Store), Google (Google Play) và cổng thanh toán PayOS xử lý giao dịch; chúng tôi không lưu số thẻ của Bạn.
• Đối tác tích hợp do tổ chức chọn: khi tổ chức kết nối ứng dụng bên thứ ba qua CTAS Developer, dữ liệu được chia sẻ theo phạm vi tổ chức đã cấp quyền.
• Theo yêu cầu pháp luật hoặc để bảo vệ quyền, an toàn của người dùng, của CTA Solution và cộng đồng.

6. Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Một số nhà cung cấp hạ tầng có máy chủ đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam. Khi chuyển dữ liệu ra nước ngoài, CTA Solution thực hiện các thủ tục và biện pháp bảo vệ theo quy định của pháp luật Việt Nam, bao gồm lập và lưu hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu.

7. Thời gian lưu trữ

• Dữ liệu tài khoản: trong thời gian tài khoản còn hoạt động; khi Bạn xoá tài khoản, dữ liệu được xoá hoặc ẩn danh trong vòng 30 ngày, trừ phần pháp luật yêu cầu lưu lâu hơn.
• Dữ liệu nhân sự của tổ chức: lưu trực tuyến theo thời hạn của gói (Starter 6 tháng, Growth và Business 1 năm, Enterprise theo hợp đồng) và theo chỉ dẫn của tổ chức; dữ liệu quá hạn được xuất thành tệp Excel, PDF (và JSON với gói Business, Enterprise) để tổ chức lưu giữ. Tổ chức có thể phải lưu hồ sơ chấm công, lương theo quy định pháp luật lao động, kế toán.
• Tin nhắn liên hệ: tối đa 24 tháng. Nhật ký kỹ thuật: tối đa 12 tháng. Bằng chứng đồng ý cookie: trong thời gian cần để chứng minh sự đồng ý.
• Số liệu sử dụng ứng dụng: 180 ngày. Báo cáo lỗi và hiệu năng: 90 ngày. Sau thời hạn này dữ liệu tự động bị xoá.

8. Bảo mật dữ liệu

• Mã hoá đường truyền bằng HTTPS/TLS; mật khẩu băm bằng bcrypt; số giấy tờ định danh mã hoá khi lưu và ghi nhật ký mỗi lần truy cập.
• Tách dữ liệu theo tổ chức; phân quyền theo vai trò và phạm vi; xác thực nhiều lớp cho tài khoản; giới hạn tần suất truy cập.
• Giới hạn truy cập nội bộ theo nguyên tắc cần biết.

Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Khi xảy ra sự cố vi phạm dữ liệu cá nhân, chúng tôi thông báo cho cơ quan có thẩm quyền và người bị ảnh hưởng theo thời hạn pháp luật quy định.

9. Quyền của Bạn

Theo pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân, Bạn có quyền: được biết; đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý; truy cập, chỉnh sửa dữ liệu; yêu cầu xoá dữ liệu; hạn chế hoặc phản đối xử lý; yêu cầu cung cấp dữ liệu; khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường theo quy định. Bạn có thể tự xem và sửa phần lớn thông tin trong ứng dụng, hoặc gửi yêu cầu tới support@ctasolution.vn. Chúng tôi có thể cần xác minh danh tính trước khi xử lý và sẽ phản hồi trong thời hạn pháp luật quy định.

10. Xoá tài khoản

• Trong ứng dụng: Tài khoản › Xoá tài khoản; hoặc
• Gửi email tới support@ctasolution.vn với tiêu đề “Yêu cầu xoá tài khoản” từ email đã đăng ký.

Nếu Bạn là quản trị viên duy nhất của một tổ chức, Bạn cần chuyển quyền quản trị hoặc giải thể tổ chức trước. Hồ sơ chấm công, lương thuộc tổ chức có thể được tổ chức tiếp tục lưu giữ theo nghĩa vụ pháp lý của họ.

11. Trẻ em

Dịch vụ không dành cho người dưới 16 tuổi. Chúng tôi không chủ đích thu thập dữ liệu của trẻ em; nếu phát hiện, chúng tôi sẽ xoá trong thời gian sớm nhất.

12. Thay đổi chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách này. Phiên bản mới được đăng tại trang này kèm ngày hiệu lực; với thay đổi quan trọng ảnh hưởng đến quyền riêng tư, chúng tôi thông báo thêm qua ứng dụng hoặc email.

13. Liên hệ

Công ty TNHH CTA Solution — bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân
Mã số thuế: 0316683514
Địa chỉ: 215 Bạch Đằng, Phường Hạnh Thông, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Email: support@ctasolution.vn · Hotline: 0931 102 398